Dienstagmorgen. Die Sonne scheint durch die große Glasfront eines modern eingerichteten Workshop-Raums. Der Duft von frischem Kaffee liegt in der Luft. Auf dem Tisch liegen Sticky Notes, Stifte, buntes Papier, Klebeband, Aufkleber, Schnur und zwei Wissenswald-Postkarten. Alles ist vorbereitet.
Dann öffnet sich die Tür. Ein Herr aus der Babyboomer-Generation kommt mit seinem Aktenkoffer auf mich zu, lächelt, schüttelt mir die Hand und legt beschwingt seinen Laptop auf den Tisch. Gleichzeitig überfliegt sein Blick unsicher die vielen bunten Zettel. Vor uns liegen zehn Jahre Führungsverantwortung.
In diesem Jahr durften wir ein Institut bzw. eine Behörde dabei begleiten, das Wissen einer Führungskraft für ihre Nachfolge zu sichern. Zehn Jahre Erfahrung, Entscheidungen, Netzwerke und Routinen sollten nicht einfach mit dem letzten Arbeitstag verschwinden. Stattdessen sollte das Wesentliche für den Nachfolger erhalten bleiben.
Erst den Kopf frei bekommen
Bevor wir über Wissen sprechen, sprechen wir über den Menschen. Nach einem gemeinsamen Check-in geht es zunächst darum anzukommen. Was beschäftigt gerade? Welche Themen sind noch im Kopf? Was muss gedanklich erst einmal auf den Parkplatz? Mit jeder Minute wird es ruhiger. Der Abstand zum routinierten Arbeitsalltag wächst. Nach den vielen Terminen, Mails und To-dos entsteht langsam Raum für Reflexion. Genau dieser Raum ist die Voraussetzung dafür, dass verborgenes Wissen überhaupt sichtbar werden kann.
Wissen wird sichtbar
Wir stehen auf. Die ersten Karten wandern an die Glaswand. Es wird sortiert, verschoben, ergänzt und wieder verworfen. Nach und nach entsteht eine erste Struktur – eine Wissenslandkarte. Plötzlich wird sichtbar, wie vielfältig die letzten zehn Jahre eigentlich waren.
Welche Themen gehören zur Führungsrolle? Welche Aufgaben sind selbstverständlich geworden? Welche Erfahrungen stecken hinter bestimmten Entscheidungen? Und vor allem: Welches Wissen ist für die Organisation wirklich unverzichtbar? Diese Fragen lassen sich kaum beantworten, wenn man nur alleine vor einer leeren Word-Datei sitzt. Sie brauchen Austausch, Struktur und Visualisierung.
Nicht jedes Wissen ist gleich wichtig
Im Laufe des Workshops wurde schnell deutlich: Das entscheidende Wissen war in diesem Fall nicht das Fachwissen. Es war das Netzwerkwissen. Wer kennt wen? Welche Beziehungen sind über Jahre gewachsen? Wen ruft man an, wenn es kompliziert wird? Warum wurden bestimmte Entscheidungen damals genau so getroffen? Welche Geschichte steckt hinter heutigen Abläufen? Genau dieses Erfahrungs- und Historienwissen lässt sich später kaum noch rekonstruieren.
Natürlich hätte der Schwerpunkt auch ein anderer sein können. Je nach Rolle und Organisation können beispielsweise Prozesswissen, Kulturwissen oder fachliches Expertenwissen im Mittelpunkt stehen. Deshalb gibt es kein Standard-Offboarding. Jede Wissensübergabe beginnt mit der Frage: Welches Wissen braucht der Nachfolger wirklich, um gut starten zu können?
Wenn sich Alt und Neu nicht begegnen
Was uns in diesem Projekt erneut beschäftigt hat: Häufig haben Vorgänger und Nachfolger kaum Gelegenheit, sich persönlich auszutauschen. Oft verhindern enge Zeitpläne, organisatorische Abläufe oder finanzielle Rahmenbedingungen eine gemeinsame Übergabe. Dabei wäre genau dieses Gespräch so wertvoll.
Wenn eine direkte Übergabe nicht möglich ist, braucht es andere Wege, das Erfahrungswissen zu sichern. Eine strukturierte Wissenssicherung schafft hier die Möglichkeit, Gedanken festzuhalten, Zusammenhänge sichtbar zu machen und dem Nachfolger wichtige Orientierung mitzugeben, auch ohne persönliches Treffen.
Warum ich Offboarding so liebe
Mich fasziniert an diesen Projekten, dass sie so viel mehr sind als Wissensmanagement. In solchen Workshops bin ich Zuhörerin, Moderatorin, Visualisiererin, Impulsgeberin, Strukturiererin und manchmal auch einfach nur jemand, der die richtigen Fragen stellt. Meine Aufgabe besteht nicht darin, Antworten vorzugeben.
Meine Aufgabe ist es, einen Raum zu schaffen, in dem Gedanken fließen können. Einen Raum, in dem Menschen mit etwas Abstand auf ihre eigene Arbeit blicken und erkennen, was wirklich wichtig ist. Denn erstaunlicherweise steckt das wertvollste Wissen selten in Aktenordnern oder Prozessbeschreibungen. Es steckt in Erfahrungen, Geschichten, Beziehungen und Entscheidungen. Genau dieses Wissen sichtbar zu machen, damit Organisationen auch nach einem Führungswechsel handlungsfähig bleiben, macht für mich den besonderen Reiz unserer Arbeit aus.
